Overslaan naar inhoud

Eventmanager

Drongen, België

Solliciteer nu!

Bij ICE ICE AMY draait alles rond beleving. We maken niet alleen specialty ice cream, we bouwen ook aan een merk waar mensen zich echt mee verbonden voelen, in onze scoop shops, maar evengoed op festivals, bedrijfsevents, trouwfeesten, merkactivaties en andere evenementen.


En we groeien. 


Daarom zoeken we een Eventmanager die alles rond onze events vastpakt en verder uitbouwt. 


Niet iemand die enkel een planning maakt en vervolgens afwacht, maar iemand die een event van aanvraag tot afrekening beheert. Iemand die actief bedrijven aanschrijft, vooruitdenkt, organiseert, communiceert, problemen oplost en ervoor zorgt dat iedereen op het juiste moment weet wat er moet gebeuren.


Je combineert structuur met een flinke dosis hands-on mentaliteit. Je vindt het even belangrijk dat een offerte correct en tijdig verstuurd wordt als dat onze ice cream cart perfect klaarstaat, het team gebrieft is en alles op locatie vlot verloopt. Je bent het centrale aanspreekpunt voor onze events en bewaakt het volledige proces: aanvraag → voorstel → planning → voorbereiding → uitvoering → opvolging → evaluatie.


En wanneer er last minute iets verandert? Dan raak je niet in paniek. Je schakelt, zoekt een oplossing en zorgt dat het event verder kan.


We zoeken kortom geen pure planner, maar een organisator, communicator en trekker die ownership neemt over onze events en mee wil bouwen aan een professionele en schaalbare eventwerking binnen ICE ICE AMY.

MUST HAVE

  • Je hebt een eerste relevante professionele ervaring binnen events, hospitality, catering, projectmanagement of eventproductie. (via eerste werkervaring, stages...)
  • Je bent proactief en communiceert ook op die manier. Collega's hoeven jou niet achterna te zitten voor een update. 
  • Je hebt een sterk gevoel voor ownership: vanaf het moment dat een event bij jou terechtkomt, voel jij je verantwoordelijk om het tot een goed einde te brengen.
  • Je bent extreem georganiseerd en houdt overzicht, ook wanneer verschillende events tegelijk lopen.
  • Je kan goed plannen en weet welke zaken weken op voorhand geregeld moeten worden en welke pas vlak voor een event kunnen gebeuren.
  • Je bent commercieel ingesteld en kan een aanvraag vertalen naar een passend voorstel.
  • Je bent flexibel, nu en dan eens weekendwerk of avondwerk is voor jou geen probleem. Events vinden nu eenmaal niet uitsluitend plaats van maandag tot vrijdag tussen 9 en 17 uur.
  • Je denkt in oplossingen en steekt graag de handen uit de mouwen. Zelf aanwezig zijn op een event om mee te werken en te verzekeren dat alles vlot loopt en juist staat, schrikt je niet af.
  • Je hebt rijbewijs B en kan zelfstandig naar ons kantoor in Drongen en onze verschillende eventlocaties gaan. 
  • Je krijgt energie van een gevarieerde rol in een groeiend bedrijf waar nog niet voor alles een bestaand proces bestaat. 

NICE TO HAVE

  • Ervaring met Odoo
  • Auto ter beschikking
  • Ervaring met logistieke planning en eventproductie 
  • Een netwerk binnen de eventsector
  • Ervaring in een scale-up, start-up of andere ondernemende omgeving.
  • Je bent al een grote fan van ICE ICE AMY en kent ons concept :)

Dit is hoe jij werkt


Je wacht niet tot iemand je vertelt wat de volgende stap is. Je ziet zelf wat nodig is, stelt prioriteiten en neemt verantwoordelijkheid om een event volledig af te werken.


Je houdt verschillende events tegelijk in beweging zonder het overzicht te verliezen. Je weet welke aanvragen nog een antwoord nodig hebben, welke offertes opgevolgd moeten worden, voor welk event nog personeel ontbreekt en welke praktische zaken nog geregeld moeten worden.


Je bent sterk in details zonder het grotere plaatje uit het oog te verliezen. Perfectionisme is een van jou voornaamste eigenschappen.


Je communiceert spontaan wanneer iets goed loopt, wanneer je input nodig hebt of wanneer je ziet dat iets niet haalbaar is.


En je bent niet bang om zelf mee te springen. De ene dag werk je offertes en draaiboeken uit op kantoor, de volgende dag laad je materiaal in, brief je een eventteam of ga je langs op locatie om ervoor te zorgen dat alles staat zoals het hoort.


Voor jou is een geslaagd event niet alleen een leuke dag. Het is een event dat commercieel klopt, operationeel goed voorbereid is én een geweldige ervaring oplevert voor de klant en zijn gasten.

Wat ga je doen?


Ownership over onze volledige evenwerking


Jij bent verantwoordelijk voor de dagelijkse organisatie en opvolging van onze events. Van een eerste aanvraag tot de uiteindelijke uitvoering en administratieve opvolging: jij zorgt ervoor dat niets tussen de mazen van het net glipt. Zodra een event bevestigd is, vertaal jij alle afspraken naar een concreet uitvoerbaar plan. Voor jou betekent dat: doel → afspraken → planning → mensen → materiaal → logistiek → briefing → uitvoering → opvolging. 


Je : 

  • schrijft actief grote evenementen aan met een voorstelling van ICE ICE AMY;
  • behandelt inkomende eventaanvragen, verzamelt alle nodige informatie, en volgt alles actief op;
  • maakt duidelijke draaiboeken en briefings voor de betrokken collega's en studenten;
  • bekijkt samen met de klant welk eventconcept het beste past;
  • maakt offertes op en volgt deze proactief op;
  • regelt transport en logistiek en houdt overzicht over het eventmateriaal;
  • bevestigt boekingen en zorgt dat alle afspraken en praktische informatie duidelijk geregistreerd staan;
  • houdt onze eventplanning en kalender up-to-date;
  • bewaakt deadlines en belangrijke beslismomenten;
  • plant het nodige personeel in en kan goed inschatten hoeveel teamleden nodig zijn;
  • volgt grotere of complexere events ter plaatse mee op;
  • houdt klanten proactief op de hoogte;
  • zorgt ervoor dat alle betrokken collega's tijdig weten wat van hen verwacht wordt;
  • bent bereikbaar als aanspreekpunt wanneer er tijdens een event operationele of logistieke vragen zijn;
  • bouwt relaties op met terugkerende klanten, bedrijven, eventbureaus en organisatoren.
  • zorgt ervoor dat materiaal na events opnieuw correct terugkomt en klaarstaat voor het volgende event;
  • volgt na het event de nodige administratie en openstaande acties op.


Meebouwen aan een professionele evenwerking 


We groeien en onze eventwerking groeit mee. Dat betekent dat we niet alleen iemand zoeken die vandaag events organiseert, maar ook iemand die nadenkt over hoe we morgen méér events beter kunnen organiseren. Je kijkt kritisch naar onze processen en stelt jezelf regelmatig vragen als: Waar verliezen we tijd? Welke informatie vragen we telkens opnieuw? Wat kunnen we automatiseren? Welke checklists ontbreken? Hoe kunnen we fouten voorkomen? Hoe maken we het makkelijker voor klanten én collega's?


Je:

  • bouwt duidelijke processen, templates en checklists uit;
  • verbetert onze manier van plannen en opvolgen;
  • zorgt dat eventinformatie centraal en overzichtelijk bijgehouden wordt;
  • analyseert welke events goed werken en waar optimalisaties mogelijk zijn;
  • denkt mee over nieuwe eventformules en opportuniteiten;
  • helpt onze eventwerking schaalbaar maken zonder de persoonlijke ICE ICE AMY-beleving te verliezen.

Onze kernwaarden

Bij ICE ICE AMY geloven we dat een sterke shop begint bij sterke mensen. Onze kernwaarden vormen het kompas voor hoe we samenwerken, communiceren en elke dag opnieuw onze klanten verwelkomen. Ze zorgen voor good vibes op de werkvloer, duidelijke afspraken, ruimte om te groeien en een warme, positieve sfeer, ook wanneer het druk wordt. Herken jij jezelf hierin?

GOOD VIBES TAKE WORK, AND TOGETHER, WE LOVE TO MAKE IT WORK.


Bij ICE ICE AMY hangt altijd een positieve, enthousiaste sfeer: we lachen veel, ondersteunen elkaar spontaan en brengen energie die klanten meteen voelen. Die good vibes ontstaan omdat we er samen voor kiezen om licht, warm en vrolijk te blijven, ook wanneer het wat drukker of uitdagender wordt. Zo maken we elke shift samen professioneel, leuk en vol positieve teamspirit.

HONEST TALK, HAPPY TEAM.


We geloven dat een sterk team begint bij open en eerlijke communicatie. We praten niet achter elkaars rug, maar delen wat nodig is rechtstreeks en met respect. Als er iets speelt, bespreken we het met de shopmanager, zodat misverstanden snel verdwijnen en iedereen zich veilig en gehoord voelt. Zo bouwen we samen aan een warm, hecht en happy team.

PLAYFIELD FOR DEDICATED PROGRES AND CURIOUS MINDS.


Bij ICE ICE AMY creëren we een omgeving waarin je je talenten mag ontdekken, je nieuwsgierigheid mag volgen en zelfstandig aan de slag kan gaan om jezelf te ontwikkelen. Binnen een professioneel kader geven we je het vertrouwen om te leren, te proberen en sterker te worden in wat je doet. Zo bouwen we aan een team dat blijft groeien in competentie en zelfvertrouwen.

KEEP IT SIMPLE AND LOGICAL.


Alles draait bij ons om puurheid en eenvoud, niet alleen op vlak van onze producten, maar ook in de scoop shops. We houden dingen helder, logisch en zonder drama. We blijven onszelf en werken met een nuchtere, professionele aanpak: zeggen wat we doen, doen wat we zeggen. Zo creëren we een rustige, duidelijke flow waarin iedereen weet waar we voor staan en waarin kwaliteit vanzelf naar boven komt.

Wat wij aanbieden


We kiezen resoluut voor werkbaar werk. Hard werken en verantwoordelijkheid nemen betekent voor ons niet dat je 24/7 bereikbaar moet zijn. Events vragen flexibiliteit en af en toe avond- of weekendwerk, maar daartegenover willen we voldoende flexibiliteit bieden zodat werk en privé in balans blijven.


Je krijgt:

  • een vast contract;
  • een voltijdse functie;
  • mobiliteitsvergoeding naar keuze;
  • een flexibel uurrooster;
  • mogelijkheid om ook tijdens het zomerseizoen verlof te nemen;
  • een jong, enthousiast en groeiend team waarin je veel impact kan maken;
  • afterworks, teambuildings, etentjes en sportactiviteiten;
  • een intensieve startopleiding;
  • meerdere opleidingsmomenten per jaar;
  • mogelijkheid tot externe opleidingen;
  • veel autonomie en ruimte om jouw rol verder uit te bouwen.

ICE ICE AMY groeit en onze events groeien mee. Deze functie kan daarom sterk meegroeien. Wie verantwoordelijkheid zoekt en ambitie heeft om op termijn onze volledige eventwerking verder uit te bouwen en naar een hoger niveau te tillen, krijgt daar bij ons alle ruimte voor.



Zie jij het helemaal zitten?


Herken je jezelf volledig in de beschrijving hierboven? Wil jij je voor de volle 100% smijten om mee te bouwen aan het ICE ICE AMY verhaal? Stuur dan je CV en een korte video waarin je jezelf voorstelt door via de knop hieronder! Het sollicitatieproces gaat als volgt:

  1. We bekijken je CV en motivatie zorgvuldig. Binnen de 5 dagen hoor je van ons.
  2. We nodigen je uit voor een fysiek gesprek, zodat we elkaar beter kunnen leren kennen.
  3. Zijn we allebei nog even enthousiast na dat gesprek? Dan zien we hoe we verder afspreken.
Solliciteer nu!